E-Factura – Características y beneficios
A pesar del que el concepto de la factura electrónica no es nuevo, es justo ahora cuando comienza a implantarse con mayor fuerza y, por ende, a mayor implantación, más se disfruta de los beneficios que aporta.
Se trata, básicamente, de sustituir el tradicional método de facturación en soporte físico, por un sistema integrado (es la mejor opción, sin duda alguna) donde las facturas se envían digitalmente, y de forma automática, a su destinatario, una vez finalizado el proceso de facturación.
Modalidades de facturación electrónica:
1. Envío de facturas en pdf.
2. Envío de facturas en pdf firmado digitalmente.
3. Envío de facturas a través de sistemas de verificación: permite adicionar un nivel de seguridad extra dado que, mediante el servicio contratado, se aporta time-stamp, se verifica la apertura y aporta garantías legales ante una situación de impago.
4. Envío de facturas en formato XML: cuando se opera con administraciones pública, este formato es el único admitido.
Beneficios de implantar un sistema de factura electrónica:
1. Reducción de costes
A causa de dejar de utilizar papel, impresiones y envíos por correo.
2. Optimización de recursos
Los recursos dedicados al envío de las facturaciones, con la factura electrónica podrán dedicar ese tiempo a otras tareas, obteniendo una mayor productividad.
3. Incremento de eficacia
Al automatizar el proceso se elimina la posibilidad de que sucedan errores humanos.
4. Agilidad en el proceso
Al realizarse el proceso de forma automática, se ejecuta y envía de forma más ágil que si se realizara manualmente.
5. Facilita la gestión documental
Al no llegar a tratar la documentación en soporte papel, queda automáticamente digitalizada de forma que se ahorra el tiempo de digitalización y el sistema queda totalmente integrado.
6. Incremento de la seguridad en la recepción
Al enviarse digitalmente se incrementa la garantía de recepción vs el envío de documento físico por correo ordinario. Ello promueve que se reduzca la posibilidad de impago por no recepción del documento.
7. Beneficios medioambientales
A gran escala, el hecho de dejar de utilizar el papel y los consumibles que era de obligado uso en el método tradicional, hace que estemos colaborando en el cuidado del medioambiente, tanto a nivel de emisiones de CO2, como a través de eliminar el consumo de papel.
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